Klachten- en geschillenregeling

Klachten- en geschillenregeling

De klachten- en geschillenregeling van LegalIT beschrijft de procedure en werkwijze die wij volgen als een opdrachtgever zich tot ons wendt met een klacht of een geschil. Klachten en geschillen gaan over de dienstverlening van LegalIT. Een klacht zal hierbij gaan over de manier waarop een juridisch of IT-adviseur spreekt of handelt. Een geschil is een meningsverschil tussen de opdrachtgever of diens organisatie en LegalIT. Voor zowel een klacht als een geschil hanteren wij de volgende procedure:

Mondeling oplossen klacht of geschil

LegalIT heeft de voorkeur om klachten of geschillen bespreekbaar te maken en zo tot een oplossing te komen; opdrachtgever of diens organisatie wordt daarom vriendelijk verzocht om eerst contact op te nemen met één van onze adviseurs. Mocht een klacht of geschil zich voordoen met één van onze adviseurs, dan verzoeken wij u dit eerst bij desbetreffende adviseur kenbaar te maken. Indien voorgaande niet mogelijk is om wat voor reden dan ook, dan kunt u contact opnemen met Michel Modderkolk via 06 511 511 89 of michel@legalitadvies.nl. Betreft het zijn functioneren? Neem dan contact op met Sander van der Smit via 06 278 859 91 of sander@legalitadvies.nl. Mondelingen afspraken zullen te allen tijde via de mail dan wel schriftelijk bevestigd worden.

Formeel oplossen klacht of geschil

Indien u en onze adviseurs mondeling niet tot een oplossing hebben kunnen komen dan wel de klacht of geschil leent zich niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht of geschil via de formele weg, schriftelijk, indienen. LegalIT hanteert voor de schriftelijke afhandeling van klachten en geschillen het volgende e-mailadres: klachten@legalitadvies.nl.

Hierbij hanteren wij de volgende uitgangspunten. Deze uitgangspunten zijn tevens beschreven in onze algemene voorwaarden:

  1. Klachten over de uitvoering van de overeenkomst moeten binnen bekwame tijd, nadat Opdrachtgever de gebreken heeft geconstateerd, volledig en helder omschreven worden ingediend bij Dienstverlener.
  2. Wanneer Opdrachtgever ervoor kiest een geschil voor te leggen aan de geschillencommissie, dan is Dienstverlener aan deze keuze gebonden.
  3. Wanneer Dienstverlener ervoor kiest een geschil te laten behandelen door de geschillencommissie, doet hij Opdrachtgever daartoe schriftelijk een voorstel.
  4. Ingediende klachten en/of geschillen schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.
  5. Op overeenkomsten tussen Dienstverlener en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  6. Zowel Dienstverlener als Opdrachtgever doen pas een beroep op de rechter, nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.
  7. Alle geschillen, welke niet onderling tussen Dienstverlener en Opdrachtgever zijn beslecht, dienen te allen tijde te worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank te Arnhem.

Verloop formele klachten- en geschillenprocedure

De gang van zaken na het indienen van een klacht of geschil bij LegalIT is als volgt: de toegewezen contactpersoon zal uw klacht of geschil zo snel mogelijk af handelen tot tevredenheid van alle partijen. Wij hanteren de volgende uitgangspunten tijdens de afhandeling van de formele klachten- en geschillen procedure. Deze uitgangspunten zijn tevens beschreven in onze algemene voorwaarden:

  1. Bij Dienstverlener ingediende klacht of geschil worden beantwoord binnen een termijn van veertien (14) dagen, gerekend vanaf de datum van ontvangst. Als een klacht een voorzienbaar langere verwerkingstijd vraagt, wordt door Dienstverlener binnen de termijn van veertien (14) dagen geantwoord met een bericht van ontvangst en een indicatie wanneer Opdrachtgever een meer uitvoerig antwoord kan verwachten.
  2. Opdrachtgever dient Dienstverlener in ieder geval vier (4) weken de tijd te geven om de klacht af te handelen. Na deze termijn ontstaat een geschil dat vatbaar is voor de geschillenregeling.

Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid

LegalIT zal te allen tijde zorgvuldig en vertrouwelijk met de door opdrachtgever verschafte informatie omgaan. Daarnaast, eenieder die betrokken is bij de afhandeling van een klacht of geschil, is verplicht tot geheimhouding van de inhoud hiervan. Een uitzondering geldt wanneer het noodzakelijk blijkt om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijk instanties. Wanneer u uw klacht formeel indient geeft de opdrachtgever en diens organisatie toestemming om (kopieën van) relevante stukken beschikbaar te stellen voor eventuele externe deskundigen. Echter, worden deze stukken alleen overhandigd in het geval een NDA getekend wordt. Tot slot, in het geval u een klacht of geschil heeft wil LegalIT haar waardering tonen voor het indienen hiervan. Hiermee geeft u als opdrachtgever en diens organisatie ons een tweede kans om met onze dienstverlening alsnog tot een goed einde te komen. Als blijk van onze waardering kunt u er zeker van zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze dienstverlening teneinde deze te verbeteren. Hiermee wordt herhaling van een soortgelijke klacht of geschil tot het minimum gebracht. Wij hopen te allen tijde op een sterke relatie en samenwerking met u. De vennoten van LegalIT: